Alterado pelo Decreto n. 17.643/2017
Alterado pelo Decreto n. 18.061/2019
Alterado pelo Decreto n. 18.329/2019
Estabelece normas gerais de uniformização dos processos administrativos eletrônicos no âmbito do Poder Executivo.
O PREFEITO DE SÃO JOSÉ DOS CAMPOS, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pelo inciso IX do artigo 93 da Lei Orgânica do Município, de 5 de abril de 1990;
Considerando o disposto na Lei n. 4.438, de 29 de setembro de 1993, com suas alterações, que “Dispõe sobre a Política Municipal de Gestão de Arquivos e institui o Sistema de Arquivos do Município de São José dos Campos - S.A.M.S.J.C. e estabelece outras providências.” e no Decreto n. 15.173, de 26 de outubro de 2012, que “Institui o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos de São José dos Campos - E-doc SJC -, e dá outras providências.”;
Considerando a necessidade de definir os procedimentos e estabelecer regras para a tramitação dos processos administrativos eletrônicos;
Considerando o que consta no Processo Administrativo n. 108.458/17;
D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÃO PRELIMINAR
Art. 1º Denomina-se processo administrativo eletrônico, para fins deste Decreto, todo o conjunto de documentos submetidos a uma série ordenada de atos, que tenha por finalidade embasar uma decisão administrativa do agente público competente e seja gerado por meio de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos eletrônicos.
CAPÍTULO II
DA CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS
Art. 2º Os processos administrativos eletrônicos classificam-se em:
I - internos;
II - externos.
Art. 3º Os processos administrativos eletrônicos internos são abertos a partir da iniciativa e determinação dos seguintes agentes públicos:
I - do Prefeito;
II - dos Secretários;
III - dos Procuradores;
IV - dos Diretores de Departamento ou servidor de nível hierárquico equivalente;
V - dos Chefes de Divisão;
VI - dos Gestores de Contratos;
VII - do Supervisores.
Parágrafo único. As autoridades elencadas dos itens I ao VI poderão delegar a atribuição de iniciar processos a servidores de qualquer nível hierárquico, desde que documentada tal delegação.
Art. 4º Os processos administrativos eletrônicos externos são abertos a partir da iniciativa de qualquer cidadão, inclusive os servidores públicos, dirigido a autoridade ou órgão do Poder Executivo.
CAPÍTULO III
DA LEGITIMIDADE
Art. 5º Qualquer pessoa é legítima para demandar no processo, podendo dele requerer cópias e certidões, peticionar e praticar os demais atos inerentes ao seu regular desenvolvimento.
§1º O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
§2º As informações pessoais, a que se refere este artigo, são aquelas relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem, na forma da lei.
§3º O acesso às informações pessoais e consideradas sigilosas está sujeito à comprovação do interesse e legitimidade pelo requerente.
§4º Aquele que obtiver acesso às informações constantes no processo administrativo eletrônico será responsabilizado pelo seu uso indevido.
CAPÍTULO IV
DA AUTUAÇÃO
Art. 6º Autuação é o procedimento de digitalizar, registrar, ordenada e regularmente, o conjunto formado por requerimentos, despachos e demais documentos que envolvam as decisões administrativas.
Art. 7º O processo administrativo eletrônico interno inicia-se com a autuação realizada na Secretaria interessada, no âmbito de sua área de competência.
Art. 8º O processo administrativo eletrônico externo inicia-se com a autuação dos documentos recebidos na Divisão de Protocolo e Arquivo, no Paço ou em seus postos de protocolo regionais.
Art. 9º O número de ordem dos processos administrativos eletrônicos obedecerá à ordem sequencial fornecido pelo sistema informatizado de gestão arquivística.
Parágrafo único. A numeração sequencial dos processos administrativos eletrônicos encerra-se no fim de cada ano e reinicia-se no ano subsequente.
Art. 10. No ato da autuação, a documentação apresentada será digitalizada ou convertida para mídia eletrônica, devendo para tanto, estar íntegra e conter os documentos mínimos necessários para análise do pedido.
§1º A relação dos documentos mínimos, considerando o assunto envolvido, será determinada pelo setor competente, responsável pela análise do pedido e atendimento da solicitação.
§2º Quando a autuação se fizer por ato de insistência e responsabilidade exclusiva do requerente, mesmo não contendo todos os documentos necessários, a Divisão de Protocolo e Arquivo fará o registro do ato da insistência para análise do processo.
Art. 11. Os documentos do processo administrativo eletrônico serão autuados de forma sequencial, organizadas por data e hora, trazendo ainda a identificação de seu autuador.
§1º O primeiro documento do processo será gerado pelo sistema, identificando o requerente e seu pedido.
§2º O documento não sofrerá modificação quanto ao seu conteúdo ou sequência em que foi autuado.
Art. 12. O requerente receberá no final do pedido registrado um número de protocolo.
CAPÍTULO V
DOS PROCEDIMENTOS GERAIS DE TRAMITAÇÃO
Art. 13. Além das requisições e determinações proferidas por autoridade pública, tais como Delegados de Polícia, Promotores de Justiça e Juízes no exercício da função, terão prioridade na tramitação os processos administrativos em que figurem como parte ou interessado:
I - pessoa com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos;
II - portador de doença grave, ou incapacitante, assim considerada segundo parecer da medicina especializada, ainda que o estado patológico tenha se instalado depois de iniciado o processo;
III - pessoa com deficiência, física ou mental;
IV - requerente que esteja atendendo à determinação judicial;
V - requerente que tenha prazo legal de recurso;
VI - requerentes que tiveram processos administrativos extraviados.
§1º A parte interessada deverá apresentar prova de sua condição e requerê-la à autoridade administrativa competente, que determinará as providências a serem cumpridas.
§2º Deferida a prioridade, os autos receberão identificação própria que evidencie o regime da tramitação prioritária.
Art. 14. O fluxo da tramitação do processo administrativo eletrônico obedecerá à definição do sistema informatizado de gestão arquivística.
Parágrafo único. O fluxo definido de tramitação do processo somente poderá ser alterado para atender sucessivamente a solicitação:
I - do Prefeito;
II - dos Secretários;
III - dos Procuradores;
IV - dos Diretores de Departamento ou servidor de nível hierárquico equivalente e em sua esfera de competência;
VI - dos Chefes de Divisão em sua área de atuação;
VII - dos Gestores de Contratos em sua área de atuação;
VIII - dos Supervisores em sua área de atuação.
CAPÍTULO VI
DO APENSAMENTO E DA JUNTADA
Art. 15. Apensar é o ato de anexar um processo a outro, quando este servir de elemento elucidativo ou subsidiário para instrução daquele, ou quando os assuntos forem conexos.
§1º Caso o apensamento de autos ocasione prejuízo à conclusão de um deles, deverá ser dada prioridade no envio àquele que tratar do assunto de maior relevância ao Município, respeitados os prazos legais estabelecidos.
§2º É permitido o apensamento de processos administrativos em qualquer suporte, denominado o meio físico, a saber, papel, eletrônico, filme ou microficha, que contenha a informação, transformando-a em documento.
Art. 16. O desapensamento dos processos administrativos eletrônicos será determinado quando cessarem os motivos que lhe deram causa ou com a consumação do fim visado, devendo então ser encaminhados aos órgãos que couber.
Art. 17. O apensamento e o desapensamento são de responsabilidade exclusiva do servidor em sua área de competência e serão registrados pelo sistema informatizado de gestão arquivística.
Art. 18. A juntada consiste em inserir no processo administrativo eletrônico despachos e pareceres, documentos, processos administrativos, ou partes de um processo administrativo, todos em meio digital, a outro em caráter definitivo que dele fará parte integrante.
CAPÍTULO VII
CONSULTA E CÓPIAS DOS AUTOS
Art. 19. A consulta aos processos administrativos eletrônicos, internos e externos, deverá ser solicitada, por escrito, em formulário próprio, junto à Divisão de Protocolo e Arquivo, que cuidará da exibição dos autos, se disponíveis, ou do encaminhamento ao setor competente, se for o caso.
§1º Aos advogados, regularmente inscritos na Ordem dos Advogados do Brasil, que possuírem certificado digital, será concedida a consulta online aos processos eletrônicos externos, não classificados como sigilosos, por meio da página oficial do Município.
§2º Os documentos disponibilizados por meio da consulta online, prevista no parágrafo anterior, serão disponibilizados para download e identificados com chave de validação para garantir a autenticidade.
Art. 20. A consulta aos processos administrativos eletrônicos externos deverá ser formulada pela parte que figura como interessada no respectivo processo, ou por seu representante, mediante procuração simples, com poderes específicos, para análise de legitimidade e interesse, pela Divisão de Protocolo e Arquivo, com exceção a hipótese prevista no §1º do artigo anterior.
Art. 21. Em se tratando de processos administrativos eletrônicos internos o pedido de consulta deverá ser justificado pela parte requerente, para análise de legitimidade e interesse, pela Divisão de Protocolo e Arquivo
Parágrafo único. Caberá à Secretaria de Apoio Jurídico se manifestar sobre a legitimidade ou o interesse da parte requerente nos casos excepcionais enviados pela Divisão de Protocolo e Arquivo.
Art. 22. Se o processo administrativo eletrônico estiver classificado como sigiloso, a consulta deverá ser autorizada pelos setores competentes, conforme incisos I ao VIII do artigo 25 deste Decreto.
Art. 23. O pedido de cópias, autenticadas ou não, dos processos eletrônicos deverá ser solicitado por escrito, mediante formulário próprio, junto à Divisão de Protocolo e Arquivo, que informará à parte requerente eventual preço público para disponibilização dos documentos, em papel ou mídia digital, conforme portaria específica.
Parágrafo único. A cópia autenticada será fornecida somente em papel, com exceção a hipótese prevista no §2º do artigo 19 deste Decreto.
Art. 24. Não será cobrado o preço público para extração das cópias nos seguintes casos:
I - pedidos de instituições públicas e para atender necessidades das mesmas;
II - solicitações de prontuários médicos e documentos similares postulados pelo paciente ou seu representante legal;
III - determinação judicial dirigida ao Município.
Art. 25. Nos pedidos que envolvam processos classificados como sigilosos, as cópias autenticadas deverão ser autorizadas pelo servidor competente dos seguintes setores:
I - processos administrativos disciplinares pela Junta de Procedimentos Disciplinares - PROCED;
II - documentos relacionados ao servidor público, pelo Departamento de Recursos Humanos;
III - documentos relacionados ao paciente da Rede Municipal e às questões de Vigilância Epidemiológica e Sanitária, pela Secretaria de Saúde;
IV - documentos da área de transportes, pela Secretaria de Mobilidade Urbana;
V - documentos referentes à licitação da Secretaria de Gestão Administrativa e Finanças, pelo Departamento de Recursos Materiais;
VI - documentos referentes à licitação da Secretaria de Saúde, pelo Departamento Administrativo;
VII - documentos referentes à licitação da Secretaria de Gestão Habitacional e Obras, pela própria Secretaria;
VIII - demais documentos pela Secretaria interessada, que poderá solicitar manifestação da Secretaria de Apoio Jurídico para análise de legitimidade e interesse.
Art. 26. O pedido de cópias será apensado ao processo administrativo eletrônico e encaminhado ao setor correspondente ao assunto, devendo retornar à Divisão de Protocolo e Arquivo para sua emissão em 10 (dez) dias úteis.
Parágrafo único. O prazo referido no “caput” deste artigo poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias úteis, mediante justificativa expressa, da qual será cientificada a parte requerente.
Art. 27. Havendo exigência a ser cumprida pela parte requerente, o processo ficará suspenso pelo prazo limite estabelecido na correspondência enviada para atendimento.
Parágrafo único. No caso de não cumprimento da exigência o processo será encerrado e encaminhado para arquivo, iniciando-se os prazos de previstos na Tabela de Temporalidade, de acordo com o artigo 32 deste Decreto.
CAPÍTULO VIII
DA CONCLUSÃO E DO ARQUIVAMENTO
Art. 28. Considera-se concluído o processo administrativo eletrônico que tiver cumprido seu regular andamento, com sua devida análise decisória, aguardando decurso do prazo recursal, e ainda sem determinação para arquivamento.
Art. 29. Considera-se arquivado todo processo administrativo eletrônico que tiver sido concluído e com determinação para seu arquivamento.
Art. 30. A conclusão e o arquivamento de processo administrativo eletrônico são de responsabilidade exclusiva do servidor municipal com competência específica para tanto em sua área de atuação.
Art. 31. Caberá a cada Secretaria decidir sobre os processos administrativos eletrônicos que deverão ter notificação da parte requerente ou seus despachos publicados, bem como indicar a necessidade dessa publicação.
Art. 32. A data de arquivamento dos processos administrativos eletrônicos dará início para a contagem dos prazos de guarda, transferência, recolhimento e/ou eliminação em cumprimento às Tabelas de Temporalidade do Município.
Art. 33. Serão responsáveis por quaisquer danos causados ao Município, direta ou indiretamente, os servidores que determinarem o arquivamento incorreto dos processos administrativos eletrônicos ou que procrastinarem sua conclusão.
CAPÍTULO IX
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 34. A não observância das disposições deste Decreto acarreta aos infratores a aplicação das penalidades previstas no Estatuto do Servidor Público Municipal de São José dos Campos, Lei Complementar n. 56, de 24 de julho de 1992.
Art. 35. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial os Decretos n. 15.174, de 26 de outubro de 2012, n. 16.289, de 7 de abril de 2015 e n. 17.099, de 15 de julho de 2016.
São José dos Campos, 1º de novembro de 2017.
Felicio Ramuth
Prefeito
José de Mello Corrêa
Secretário de Gestão Administrativa e Finanças
Melissa Pulice da Costa Mendes
Secretária de Apoio Jurídico
Registrado no Departamento de Apoio Legislativo da Secretaria de Apoio Jurídico, ao primeiro dia do mês de novembro do ano de dois mil e dezessete.
Everton Almeida Figueira
Departamento de Apoio Legislativo