Dispõe sobre a elaboração do documento de Solicitação da Demanda– SD, do Estudo Técnico Preliminar – ETP e do gerenciamento de riscos para a aquisição de bens e a contratação de serviços em geral, e de obras e serviços de engenharia de que trata a Lei Federal n. 14.133, de 1º de abril de 2021, no âmbito da Administração Pública do Município de São José dos Campos.
O PREFEITO DE SÃO JOSÉ DOS CAMPOS, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso IX do artigo 93 da Lei Orgânica do Município, de 5 de abril de 1990;
Considerando a promulgação da Lei Federal n. 14.133, de 1º de abril de 2021, Lei de Licitações e Contratos Administrativos;
Considerando a necessidade de edição de norma regulamentar municipal para estabelecer no âmbito interno regras para a elaboração do documento de Solicitação da Demanda – SD, do Estudo Técnico Preliminar – ETP e do gerenciamento de riscos para a aquisição de bens e a contração de serviços e obras;
Considerando o que consta no Processo Administrativo n. 121.451/23;
D E C R E T A:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Este Decreto dispõe sobre a elaboração do documento de Solicitação da Demanda – SD, do Estudo Técnico Preliminar - ETP e do gerenciamento de riscos para a aquisição de bens e a contratação de serviços em geral, e de obras e serviços de engenharia, no âmbito da Administração Pública Direta e indireta do Município.
Parágrafo único. As autarquias e fundações que integram a Administração indireta do município deverão promover as adequações necessárias às normas deste Decreto, para atender à sua realidade e estrutura.
Art. 2º Os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, quando executarem contratações com recursos da União decorrentes de transferências voluntárias, deverão observar também as regras e os procedimentos editados pelo Governo Federal, aplicando as disposições deste Decreto de forma suplementar.
Art. 3º Para os fins deste Decreto, considera-se:
I - Solicitação da Demanda - SD: o documento pelo qual as Secretarias demandantes devem, obrigatoriamente, iniciar suas contratações, juntando os documentos e consolidando as informações necessárias para a elaboração do Estudo Técnico Preliminar - ETP;
II – Estudo Técnico Preliminar – ETP: o documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação, que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução e dá base ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico a serem elaborados, caso se conclua pela viabilidade da contratação;
III - Gerenciamento de Riscos: processo para identificar, avaliar, administrar e controlar potenciais eventos ou situações de riscos, para fornecer razoável certeza quanto ao alcance dos objetivos das contratações Públicas;
IV - Risco: evento futuro e incerto, ao qual é possível associar uma probabilidade de ocorrência e um grau de impacto, que afetará negativamente os objetivos a serem atingidos, caso ocorra;
V - Plano Básico de Fiscalização: instrumento que insere as ações básicas a serem adotadas pela equipe de fiscalização na execução do objeto contratado, destinado à mitigação de riscos comuns a qualquer contratação;
VI – Agente público: indivíduo que, em virtude de eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, exerce mandato, cargo, emprego ou função em pessoa jurídica integrante da Administração Pública, que deverá atuar em qualquer fase da contratação, desempenhando funções essenciais à execução da Nova Lei de Licitações e Contratos – NLLC e, para tanto, preenchem os requisitos do art. 7º da Lei Federal n. 14.133, de 2021;
VII – Secretaria Demandante: unidade responsável por identificar a necessidade da Administração e solicitar a respectiva contratação do objeto;
VIII – Autoridade Competente: autoridade máxima do Município, nos termos da legislação e regulamentos vigentes, relacionados à Secretaria demandante ou à Secretaria de Gestão Administrativa e Finanças, conforme competir a prática dos atos processuais, conforme definido em normas específicas.
CAPÍTULO II
GESTÃO POR COMPETÊNCIAS
Art. 4º O agente público que atuar nos processos de compras e licitações, deverá atender os requisitos do artigo 7º da Lei n. 14.133, de 2021 e reunir as competências necessárias à completa consecução dos instrumentos e artefatos ou procedimentos das contratações, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros, e ainda:
I – deverá ser capacitado para o exercício das funções inerentes ao planejamento das contratações, mantendo-se atualizados à aplicação das boas práticas;
II – deverá se ater às atividades relacionadas ao planejamento, sendo-lhes vedada a integração na equipe de fiscalização nos processos que planejarem.
Art. 5º A elaboração da Solicitação da Demanda – SD é de competência de agente público lotado na Secretaria demandante, indicado na forma do artigo 4º deste Decreto.
Art. 6º O Município poderá constituir equipe de planejamento na Secretaria de Gestão Administrativa e Finanças e na Secretaria de Saúde, que será responsável, dentre outros, pela:
I – elaboração dos documentos necessários para instrução dos procedimentos de contratação;
II – apoio às atividades inerentes à fase preparatória;
III – instrução dos procedimentos de contratação;
IV – preenchimento ou apoio no preenchimento dos check list´s aplicáveis à fase preparatória das contratações.
§ 1º Quando for o caso, a equipe de planejamento do Departamento de Recursos Materiais – DRM - da SGAF poderá ser integrada por agente(s) público(s) de qualquer das Secretarias demandantes, sem necessidade de ato formal, bastando solicitação do Diretor demandante ou de Recursos Materiais e a assinatura do agente nos documentos que auxiliar na confecção.
§ 2º Quando for o caso, a equipe de planejamento do DRM será integrada por agentes públicos devidamente registrado(s) em Conselho de Classe compatível com o objeto.
CAPÍTULO III
INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO
Seção I
Solicitação da Demanda
Art. 7º Fica aprovado na forma do ANEXO I, parte integrante deste Decreto, o documento de Solicitação da Demanda - SD, obrigatório para início dos procedimentos de contratações, que deverá ser formalizado nos termos ora regulamentados e instruído com os documentos complementares necessários à correta instrução processual.
Art. 8º A SD será formalizada pela Secretaria demandante, devidamente assinada pela autoridade competente, que avaliará a conveniência e oportunidade da contratação.
§ 1º Após a análise de conveniência e oportunidade referida no caput deste artigo, a autoridade competente encaminhará a SD para a chefia de contratos de sua Secretaria para a ciência e controle do futuro dispêndio financeiro.
§ 2º Na sequência, a SD será encaminhada para o(s) agente(s) público(s) responsável(is), para elaboração do ETP, salvo quando dispensada, nos termos do art. 19 deste Decreto.
§ 3º A Secretaria demandante providenciará a abertura do respectivo processo administrativo e a inserção dos demais documentos pertinentes a etapa do planejamento.
Seção II
Estudo Técnico Preliminar
Art. 9º Ficam aprovados na forma dos ANEXOS II e III, partes integrantes deste Decreto, os modelos de Estudo Técnico Preliminar – ETP e do Estudo Técnico Preliminar Simplificado, obrigatórios para início dos procedimentos de contratação, observadas as hipóteses de dispensa do art. 19 deste Decreto, que deverão ser formalizados nos termos ora regulamentados e instruídos com os documentos complementares necessários ao adequado planejamento das contratações.
Art. 10. O ETP será formalizado na Secretaria demandante e deverá evidenciar o problema a ser resolvido e a melhor solução encontrada, de modo a permitir a avaliação da viabilidade técnica e econômica.
Parágrafo único. Na forma de regulamento, o ETP poderá ser formalizado diretamente pelo Departamento de Recursos Materiais.
Art. 11. Para a elaboração do ETP os agentes públicos responsáveis poderão solicitar o auxílio de outras unidades da Administração que detenham expertise relativa ao objeto que se pretende contratar.
Art. 12. O preenchimento do ETP deve ser feito preferencialmente por meio eletrônico e o documento, sempre que possível, deverá ser assinado digitalmente pelo(s) agente(s) designado(s) e pelo diretor da área técnica responsável pela elaboração do estudo.
§ 1º Quando não preenchido por meio eletrônico, o arquivo contendo o ETP já finalizado e assinado digitalmente deve ser gravado em formato PDF e anexado ao processo de licitação.
§ 2º Quando não for possível utilizar a assinatura digital, o documento deverá ser impresso em papel A4, rubricado em todas as folhas e, ao final, assinado.
Art. 13. Por despacho nos autos, o DRM poderá devolver o relatório do ETP à Secretaria demandante para complementação, ajustes ou retificações.
Subseção I
Conteúdo
Art. 14. O ETP deverá abordar todas as questões correlatas ao planejamento da contratação, considerando as peculiaridades do objeto estudado e a sua contratação anterior pelo município, inserindo as justificativas necessárias às especificidades do caso concreto, e, ainda contemplar os elementos previstos no § 1º do art. 18 da Lei n. 14.133, de 2021.
§ 1º Quando se tratar de contratação de baixa complexidade, cujos valores não ultrapassem três vezes o importe previsto nos incisos I (dispensa de licitação para obras e serviços de engenharia ou de serviços de manutenção de veículos automotores) e II (dispensa de licitação para outros serviços e compras), do art. 75 da Lei n. 14.133, de 2021, será possível o uso do relatório de ETP simplificado constante do ANEXO III, contendo minimamente os elementos previstos nos incisos I, III, IV, VI, VIII e XIII do § 1º do art. 18 da Lei 14.133, de 2021, justificando-se a não inserção dos demais itens do ETP instituído no ANEXO I, pela desnecessidade no caso concreto.
§ 2º Devem ser relacionados e anexados ao ETP os documentos e memórias de cálculo que lhe serviram de fundamento, indicando-se, quando for o caso, a fonte da publicação.
§ 3º Para efeito de consideração de uso de modelo padronizado de ETP, quando necessário o acréscimo de outros itens e subitens pertinentes ao objeto estudado serão acrescentados, preferencialmente no item ‘do relatório’.
Art. 15. Havendo demonstração no ETP de que não há prejuízos à competitividade do processo licitatório e à eficiência do respectivo contrato, o edital poderá prever a utilização de mão de obra, materiais, tecnologias e matérias-primas existentes no local da execução, conservação e operação do bem, serviço ou obra, nos termos do § 2º do art. 25 da Lei n. 14.133, de 2021.
Art. 16. Em se tratando de ETP para contratação de obras e serviços comuns de engenharia, se demonstrada a inexistência de prejuízo para a aferição dos padrões de desempenho e qualidade almejados, a especificação do objeto poderá ser realizada apenas em termo de referência ou em projeto básico, dispensada a elaboração de projetos.
Art. 17. Desde que fundamentado no ETP, poderá ser exigido que os serviços de manutenção e assistência técnica, de que trata o inciso VII do §1º do art. 18 da Lei n. 14.133, de 2021, sejam prestados mediante deslocamento de técnico ou disponibilizados em unidade de prestação de serviços localizada em distância compatível com suas necessidades, conforme dispõe o § 4º do art. 40, da referida Lei.
Art. 18. As soluções identificadas e consideradas inviáveis deverão ser registradas no ETP.
Subseção II
Hipóteses de dispensa do ETP
Art. 19. A elaboração do ETP será obrigatória nas licitações realizadas com base na Lei 14.133, de 2021, considerando as situações abaixo, caso em que será:
I – dispensada:
a) quando o valor da contratação não ultrapassar 1/3 (um terço) dos valores estabelecidos na Lei n. 14.133/2021, art. 75, inciso I (dispensa de licitação para obras e serviços de engenharia ou de serviços de manutenção de veículos automotores) e II (dispensa de licitação para outros serviços e compras), do art. 75 da Lei 14.133, de 2021;
b) Nos casos dos incisos III, (dispensas oriundas de licitações desertas ou de propostas superiores aos preços de mercado), VII (guerra, estado de defesa, estado de sítio, intervenção federal ou de grave perturbação da ordem), e VIII (nos casos de emergência ou de calamidade pública), do art. 75 da Lei 14.133, de 2021;
c) Nos remanescentes de obras de que trata o § 7º, do art. 90, da Lei n. 14.133/2021.
d) Nos casos de aditamentos contratuais.
II – facultada: nas hipóteses acima dos limites constantes da alínea “a” do inciso I deste artigo e até o limite dos incisos I (dispensa de licitação para obras e serviços de engenharia ou de serviços de manutenção de veículos automotores) e II (dispensa de licitação para outros serviços e compras) do art. 75 da Lei 14.133, de 2021;
§ 1º Independentemente do valor da contratação, o ETP não poderá ser dispensado quando se tratar de demandas complexas e que ensejem dúvidas, esclarecimentos e averiguações pertinentes aos estudos prévios.
§ 2º Quando o aditivo ensejar a necessidade de elaboração de ETP será utilizado o modelo simplificado instituído pelo Anexo III deste Decreto, adaptado ao caso concreto, e, sendo o caso, inserido no relatório, item específico para verificação da permanência da vantajosidade da contratação.
Seção III
Gerenciamento de Riscos
Art. 20. O Gerenciamento de Riscos da contratação deverá ser formalizado pelo município em item individualizado do relatório do Estudo Técnico Preliminar e as ações que forem sugeridas para o gerenciamento do contrato deverão constar deste relatório, além das ações que visem facilitar o processo de fiscalização da contratação.
§ 1º Quando forem identificados riscos comuns a qualquer contratação, deverá ser anexado ao ETP o plano básico de fiscalização, que conterá ações pré-definidas para a inibição de tais riscos, devendo a equipe de fiscalização estar devidamente capacitada para a sua implementação.
§ 2º Quando no processo de fiscalização da contratação anterior houver registro de irregularidade, deverão ser pontuadas na tabela de gerenciamento de riscos as ações tendentes a inibir a repetição da conduta irregular.
§ 3º Quando, além dos riscos comuns a qualquer contratação forem identificados riscos específicos para o objeto estudado, o agente responsável pela elaboração do ETP deverá lançar na tabela de gerenciamento de riscos as ações tendentes a mitigá-los.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 21. Fica aprovado na forma do ANEXO IV, formulário de preenchimento obrigatório pelo DRM, prévio à formalização do edital, para complementação das informações essenciais a fase preparatória da licitação.
Parágrafo único. O DRM poderá devolver o processo para a secretaria demandante, caso não tenham sido utilizados modelos padronizados de SD, ETP e Termo de Referência ou Projeto Básico, e não conste dos autos justificativa pertinente do agente público que formalizou o documento.
Art. 22. Sempre que necessário produzir normas complementares ao desenvolvimento da Solicitação da Demanda, do Estudo Técnico Preliminar, ou do gerenciamento de riscos, a edição de normativos será de competência exclusiva da Secretaria de Gestão Administrativa e Finanças.
Art. 23. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
São José dos Campos, 02 de outubro de 2023.
Anderson Farias Ferreira
Prefeito
Odilson Gomes Braz Junior
Secretário de Gestão Administrativa e Finanças
Guilherme L. M. Belini
Secretário de Apoio Jurídico
Registrado no Departamento de Apoio Legislativo da Secretaria de Apoio Jurídico, aos dois dias do mês de outubro do ano de dois mil e vinte e três.
Everton Almeida Figueira
Departamento de Apoio Legislativo